Guía completa sobre cómo hacer un inventario de productos

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Saber cómo hacer un inventario de productos es esencial para cualquier tipo de empresa porque, si está bien gestionado, permite tanto conocer la cantidad de productos disponibles como afinar las decisiones para que siempre sumen en términos de eficiencia.

Para lograrlo, es importante comprender qué es el código EAN y cómo usarlo en tu favor, pero también cómo determinar un stock mínimo acertado o qué tipo de herramientas pueden ser útiles para este cometido. A continuación vamos a desvelar todas tus dudas al respecto, ¡ha llegado la hora de hacer unos inventarios que sean realmente útiles!

Qué es el EAN de un producto y cómo utilizarlo en tu inventario

El código EAN, de European Article Number, es un tipo de código de barras de 13 dígitos utilizado para identificar productos en todo el mundo salvo en Estados Unidos y Canadá, países en los que se utiliza el código UPC, de 12 cifras.

El EAN facilita la obtención de información valiosa sobre los productos, lo que agiliza enormemente la gestión de inventarios y mejora la competitividad de las empresas, que pueden dedicar el tiempo que antes dedicaban a esta tarea a cualquier otra.

A su vez, cada código EAN se divide en cuatro bloques de números:

  • El código del país de origen (2-3 dígitos).
  • El de la empresa o marca (4-5 dígitos).
  • Después, el código del producto específico (5 dígitos).
  • Por último, un dígito de control para verificar la precisión del código.

Esta estructura proporciona una identificación única y precisa para cada producto, lo que facilita su seguimiento y gestión desde el punto de origen hasta el de su entrega final. Es por esto que utilizar el código EAN correctamente mejora la precisión de tu inventario y facilita la automatización del seguimiento de productos, la recolección de datos y la optimización del stock, lo que contribuye a un trabajo más eficiente y rentable.

Eso sí, para implementar el EAN en tu inventario, primero debes asegurarte de que todos tus productos estén etiquetados con este código. Además, si fabricas tus propios productos, necesitarás solicitar tus propios códigos EAN. Puedes obtenerlos a través de organizaciones como GS1 y, una vez los consigas, integrarlos en tu sistema de inventario.

Estableciendo un stock mínimo: clave para una gestión eficiente del inventario

Tener claro cómo establecer un stock mínimo te permitirá invertir lo justo en materias primas o productos sin correr el riesgo de llegar a tener que detener la actividad por falta de material. Un stock mínimo bien calculado, además, evita excesos de inventario que pueden inmovilizar capital innecesariamente e incluso echarse a perder.

¡Descubre los mejores consejos a la hora de realizarlo en tu empresa!

  • Analizar el historial de ventas para identificar patrones y tendencias que te ayuden a prever la cantidad mínima de productos que debes tener siempre en inventario.
  • Calcular cuánto tardan los proveedores en entregar los productos desde que realizas el pedido hasta que lo recibes.
  • Usar software de gestión de inventarios que te ayude a conocer los niveles de stock en tiempo real.
  • Comparar las inversiones asociadas al almacenamiento de productos con los beneficios de tener un stock mínimo bien afinado.
  • Trabajar con proveedores que ofrezcan garantías de respuesta rápida a las necesidades de reabastecimiento de tu empresa.
  • Tener preparado un plan de emergencia que te permita gestionar imprevistos que puedan afectar el inventario, ¡siempre hay que tener proveedores en la recámara!

Métodos efectivos para la organización y control de inventario

Hay muchos métodos que permiten organizar y controlar el inventario, cada uno con sus propias ventajas, ¡y estos son algunos de los más eficientes!

  • FIFO (First In, First Out): Este método se centra en asegurar que los productos más antiguos se vendan primero, algo ideal para productos perecederos.
  • LIFO (Last In, First Out): Los productos más recientes son los primeros en salir del almacén, muy útil en situaciones en las que los precios de los productos fluctúan, ya que permite disminuir el impacto de la inflación.
  • Inventario Justo a Tiempo (JIT): Reduce los niveles de inventario al mínimo, manteniendo únicamente lo necesario para la producción inmediata. Reduce gastos de almacenamiento y en mermas, pero requiere una coordinación milimétrica con los proveedores.
  • Control de inventario ABC: Divide los productos en tres categorías (A, B, y C) en función de su valor y volumen de ventas, lo que permite dar prioridad a los productos más importantes para el negocio.
  • Inventario cíclico: Realiza revisiones regulares y rotativas de diferentes segmentos del inventario para mantener una precisión constante sin interrumpir la actividad.

Automatización de inventarios: herramientas y tecnologías para simplificar el proceso

Automatizar inventarios es, sin duda, la mejor opción para conseguir la máxima eficiencia en una empresa que dependa de ellos, ¡y aquí tienes un buen número de herramientas que te permitirán hacerlo con el mínimo esfuerzo!

    • PC industriales: Estos dispositivos están diseñados para ofrecer el mejor servicio en entornos industriales de alta exigencia, lo que permite hacer un seguimiento de productos y actualizar de forma automática los inventarios de cualquier tipo de compañía.
    • Tablets industriales: Las tablets rugerizadas ofrecen libertad de movimientos y están diseñadas para resistir condiciones adversas. Pueden equiparse con software de gestión de inventarios, así como con lectores de códigos de barras que permiten llevar una gestión móvil de los mismos.
  • Software de gestión de inventarios: Plataformas digitales como Odoo, una solución ERP completa que incluye módulos para la gestión de inventarios, Fishbowl Inventory, perfecta para pequeñas y medianas empresas, o NetSuite ERP, un software potente basado en la nube, simplifican la gestión de inventarios a la vez que agilizan el trabajo.

Lo mejor es que todas estas tecnologías son perfectamente compatibles, ¡y que hoy en día están al alcance de cualquiera!

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